Business Operations Assistant (f/m/x) Health Economcis

Permanent employee, Full-time · Darmstadt, Berlin, Leipzig

Über WifOR

Das unabhängige Wirtschaftsforschungsinstitut WifOR ist ein Spin-Off der Technischen Universität Darmstadt. Seit unserer Gründung 2009 übersetzen wir volkswirtschaftliche Analysen in Entscheidungsgrundlagen – in den Bereichen Arbeitsmarkt, Nachhaltigkeit und Gesundheit. Unsere Mission: mithilfe von Studien datenbasierte Lösungen für die Anforderungen auf dem Arbeitsmarkt zu entwickeln, globale Standards in der Impact-Messung zu setzen und die Bedeutung von Gesundheitsinvestitionen weltweit sichtbar zu machen. Unser Fokus liegt zudem auf der praxisorientierten Wirtschaftsforschung. WifOR beschäftigt über 75 Mitarbeitende in Deutschland und Griechenland.

Unsere Business Unit Health Economics ist verantwortlich für den Vertrieb und die Lieferung von WifORs Produkten in der Gesundheitsindustrie. Dazu zählen namhafte nationale und internationale Kunden in der Pharmaindustrie sowie im nationalen Gesundheitssektor. Gestalte die Zukunft der Gesundheitsindustrie mit - werde Teil des Teams als Business Administration Assistant (Voll- oder Teilzeit, mind. 30 Stunden/Woche) an einem unserer Standorte.

Deine Aufgaben

Du unterstützt die Abteilungsleitung im operativen Tagesgeschäft – strukturiert, vorausschauend und mit viel Eigenverantwortung
Du planst und koordinierst Termine, Meetings sowie Geschäftsreisen und behältst dabei stets den Überblick. Auch Besprechungen, Konferenzen und Events organisierst Du mit Liebe zum Detail
Du unterstützt eigenverantwortlich Akquise-Tätigkeiten: Du organisierst Calls und Kundentermine – inkl. Vor- und Nachbereitung
Du sorgst in Zusammenarbeit mit unserem Marketing & Communications Team für einen professionellen Außenauftritt der Abteilungsleitung
Du unterstützt das Management unseres Projektportfolios: Du behältst den Überblick über Projektpläne und Reportings und unterstützt die Leitung bei der Steuerung laufender Vorhaben. Dabei koordinierst Du auch die inhaltliche Vor- und Nachbereitung von SteerCo Meetings bei Kund:innen
Du erstellst Präsentationen und Unterlagen, die Eindruck machen – präzise und optisch ansprechend
Du bist die kommunikative Schnittstelle zwischen Abteilungsleitung, Team, Kund:innen und internen Partner:innen (z. B. HR, Accounting, IT) und sorgst für einen reibungslosen, effizienten Informationsfluss

Dein Profil

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftsnahes Studium und erste Berufserfahrung in vergleichbaren Aufgaben
Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektmanagementrollen
Einen sicheren Umgang mit M365 Produkten und digitalen Tools (z. B. ClickUp, Hubspot)§ Organisationstalent mit einem guten Gespür für Prioritäten und ein Auge fürs Detail
Eine eigenverantwortliche, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich

Wir bieten

Ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum in einem internationalen Umfeld
Die Möglichkeit, Deine Fähigkeiten in spannenden und sinnvollen Projekten weiterzuentwickeln
Kurze Kommunikationswege und Arbeiten auf Augenhöhe in der gesamten Organisation
Flexible Arbeitszeiten und ein dauerhaftes hybrides Arbeitsmodell bei 38 Stunden/Woche (Vollzeit)
Sachbezug über HelloBonnie
Gemeinsame Erlebnisse (Office Lunch, Sommerfest, Team Events...)

Dein Kontakt

Bei Rückfragen zur Stelle kontaktiere uns gerne unter career@wifor.com.

Aus Datenschutzgründen bitten wir davon abzusehen, Bewerbungen per Mail zu schicken. Bitte nutze das Bewerbungsformular auf unserer Webseite.

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About WifOR

WifOR is an independent economic research institute, founded in 2009 as a spin-off from the Technical University of Darmstadt. As experts in macroeconomic analysis, our research focuses on the areas of labor markets, health, and sustainability. Through our studies, WifOR’s mission is to enable data-based solutions to challenges on the labor market, set global standards in Impact Measurement, and illuminate the value of health investments worldwide. WifOR has over 75 employees located in Germany and Greece.

Our Health Economics Business Unit is responsible for the sales and delivery of WifOR’s products within the healthcare industry. This includes renowned national and international clients from the pharmaceutical industry as well as the domestic healthcare sector.
Help shape the future of the healthcare industry! Join our team as a Business Operations Assistant (full-time or part-time, min. 30 hours/week) at one of our locations.

Your tasks

You support the Head of Department in day-to-day operations – in a structured, proactive manner and with a high degree of personal responsibility.
You plan and coordinate appointments, meetings, and business trips, always keeping track of the big picture. You also organize meetings, conferences, and events with great attention to detail.
You independently support acquisition activities: organizing calls and client meetings – including preparation and follow-up.
In collaboration with our Marketing & Communications team, you help ensure a professional external presence for the department head.
You support the management of our project portfolio: you keep track of project plans and reports and assist the department head in steering ongoing initiatives. This includes coordinating the preparation and follow-up of client SteerCo meetings.
You create presentations and documents that impress – both in content and visual design.
You ensure the effective communication between the department head, the team, clients, and internal stakeholders (e.g. HR, Accounting, IT), ensuring smooth and efficient information flow.

Your profile

A completed or a business-related apprenticeship or degree, along with initial professional experience in comparable roles
Experience in assistant, office management, or project management positions
Confident use of M365 products and digital tools (e.g. ClickUp, Hubspot)
Strong organizational skills with a good sense of priorities and attention to detail
An independent, structured, and solution-oriented working style
Excellent communication skills in both German and English – written and spoken

We offer

A varied range of tasks in an international environment
The opportunity to develop your skills in exciting and meaningful projects
Short communication channels and flat hierarchies throughout the organization
Flexible working hours and a permanent hybrid working model with 38 hours/week (full-time)
Benefits in kind via HelloBonnie
Office activities (Office Lunch, Summer Party, Team Events, etc.)

Your contact

For any questions regarding the position, feel free to contact us at career@wifor.com.

For data protection reasons, we kindly ask you to refrain from sending applications via email. Please use the application form on our website instead.

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